Quyết định Ban hành quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Sở Xây dựng.

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này quy định về việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các phòng, đơn vị thuộc Sở.

2. Những nội dung liên quan đến việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử không được quy định quy chế này thì thực hiện theo quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 17/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử các cơ quan, đơn vị thuộc thuộc Sở; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và các văn bản pháp luật hiện hành có liên quan.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Quy chế này được áp dụng đối với các phòng, đơn vị thuộc Sở và công chức, viên chức, người lao động của Sở Xây dựng.

2. Quy chế này không áp dụng đối với việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

Điều 3. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử được ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

3. Văn bản điện tử không thuộc khoản 1 Điều này được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành có giá trị để biết, tham khảo, không thay thế cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

Điều 4. Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử

1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử đối với văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 15/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Nghị định số 154/2020/NĐ-CP ngày 03/12/2020 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 34/2016/NĐ-CP; đối với văn bản hành chính thực hiện theo tại Điều 8,9 và Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

2. Sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung văn bản điện tử.

3. Định dạng văn bản điện tử

a) Định dạng các tài liệu là văn bản: *.txt, *.rtf,*.doc,*.docx,*.odt.

b) Định dạng các tài liệu là bảng tính: *.csv, *.xls, *.xlsx,*.ods.

c) Định dạng các tài liệu chỉ đọc: *.pdf.

d) Định dạng các tài liệu là đồ hoạ, đồ thị phục vụ quản lý chuyên ngành: *.jpeg,*.png.

Điều 5. Yêu cầu tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử

Việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử phải thực hiện theo yêu cầu và nguyên tắc được quy định tại Điều 5, Điều 6 của Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.

Điều 6. Nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử

Văn bản điện tử được phát hành, tiếp nhận trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải thể hiện đầy đủ các thông tin theo quy định tại Điều 10 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.

Điều 7. Các loại văn bản điện tử và đầu mối phát hành, tiếp nhận văn bản điện tử

1. Tất cả các văn bản phát hành (trừ văn bản mật) phải được tiếp nhận và phát hành bằng văn bản điện tử có sử dụng chữ ký số chuyên dùng thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Trừ trường hợp bên gửi hoặc bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để phát hành, tiếp nhận văn bản điện tử.

2. Các loại văn bản điện tử không gửi kèm văn bản giấy

Danh mục gửi văn bản điện tử không gửi kèm văn bản giấy giữa các cơ quan, đơn vị thuộc Sở: quyết định, quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, tờ trình, công văn, giấy uỷ quyền, giấy mời.

3. Đầu mối tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử:

a) Văn thư Sở tiếp nhận, phát hành văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Sở Xây dựng, Giám đốc Sở Xây dựng và theo Quy chế làm việc, Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Sở Xây dựng.

b) Các cơ quan, đơn vị tiếp nhận, phát hành văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý và theo Quy chế làm việc, Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 8. Phát hành văn bản điện tử

1. Quy trình phát hành văn bản điện tử

1.1. Ban hành văn bản điện tử

a) Người có thẩm quyền ký ban hành văn bản ký số trên văn bản điện tử theo quy định tại mục 7 phục lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, chuyển văn thư cơ quan để làm thủ tục phát hành văn bản.

b) Văn thư cơ quan thực hiện ký: số, ngày, tháng năm vào dự thảo văn bản bằng chức năng của Hệ thống; in và đóng dấu của cơ quan, tổ chức để lư tại văn thư 01 bản và số lượng bản giấy phải phát hành đến các đối tượng quy định tại khoản 1.3 Điều này; ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại mục 8 Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

c) Văn thư cơ quan cập nhật và Hệ thống các trường thông tin số 3, 7a, 7b, 7c, 9a, 9b, 12 Mục IV Phần I, Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

1.2. Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy, Văn thư cơ quan thực hiện theo quy định tại điểm c khoản a Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

1.3. Đối tượng nhận văn bản giấy

a) Cơ quan, đơn vị, cá nhân không đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn bản điện tử.

b) Cơ quan, đơn vị, cá nhân phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định của pháp luật.

1.4. Lưu văn bản điện tử trong Hệ thống.

1.5. Văn bản điện tử sai khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký ban hành, ký số theo quy định của pháp luật được phát hành đến nhận thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

2. Bên gửi có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, bảo đảm văn bản điện tử được gửi đúng bên nhận. Trường hợp thu hồi văn bản điện tử, bên gửi phải thông báo trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành cho bên nhận biết để xử lý văn bản điện tử được thu hồi.

Điều 9. Tiếp nhận văn bản điện tử

1. Trước khi tiếp nhận văn bản điện tử, bên nhận phải kiểm tra đầy đủ, toàn vẹn, tính xác thực của văn bản điện tử và tiến hành tiếp nhận trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Trường hợp không đảm bảo các nguyên tắc, yêu cầu về phát hành, tiếp nhận văn bản điện tử, bên nhận phải kịp thời phản hồi thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để bên gửi biết, xử lý theo quy định.

2. Quy trình tiếp nhận văn bản điện tử

Thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 21, Điều 22 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

3. Sau tiếp nhận, bên nhận xử lý và phản hồi trạng thái xử lý văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bàn và điều hành.

Trường hợp nhận được thông báo thu hồi văn bản điện tử, bên nhận có trách nhiệm huỷ bỏ văn bản điện tử được thu hồi đó trên Hệ thống quản văn bản và điều hành; đồng thời, thông báo việc xử lý văn bản điện tử được thu hồi thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để bên gửi biết.

Điều 10. Xử lý văn bản điện tử, hồ sơ điện tử

1. Việc xử lý công việc bằng văn bản điện tử, hồ sơ điện tử được thực hiện theo các quy trình xử lý theo Hướng dẫn số 2644/HD-SNV ngày 17/12/2021 của Sở Nội vụ tỉnh Đắk Lắk về lập hồ sơ công việc trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành (iDesk).

2. Các cơ quan, đơn vị theo dõi, kiểm tra thường xuyên tình hình tham mưu, giải quyết công việc bằng văn bản điện tử, hồ sơ điện tử trên môi trường mạng để phục vụ cho việc báo cáo, chỉ đạo kịp thời trong quá trình xử lý công việc.

Điều 11. Mã định danh văn bản

Mỗi văn bản điện tử phải có mã định danh văn bản theo quy định của Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg. Hướng dẫn cụ thể như sau:

MaDinhDanhCoQuan-NamBanHanhVB-SoVB

Mã định danh có tối đa 73 ký tự (bao gồm cả dấu chấm “.” Và ký tự gạch ngang “-”), chia thành ba nhóm, các nhóm phân tách bởi ký tự gạch ngang “-”.

Trong đó:

1. Nhóm thứ nhất (MaDinhDanhCoQuan)

Nhóm thứ nhất là nhóm thể hiện mã định danh cơ quan, tổ chức ban hành văn bản theo các quy định hiện hành. Nhóm thứ nhất bao gồm tối đa là 35 ký tự.

2. Nhóm thứ hai (NamBanHanhVB)

Nhóm thứ hai là nhóm thể hiện năm ban hành văn bản, bao gồm 4 ký tự thể hiện năm tương ứng.

3. Nhóm thứ ba (SoVB)

Nhóm thứ ba là nhóm thể hiện số, kí hiệu của văn bản gửi đi. Nhóm thứ ba gồm 2 phần được phân tách nhau bởi dấu chấm theo dạng như sau:

CodeNumber.CodeNotation

Trong đó:

- CodeNumber là thông tin mô tả số của văn bản gửi đi, bao gồm tối đa 11 ký tự (tương ứng với quy định về trường thông tin CodeNumber theo quy chuẩn QCVN 102:2016/BTTTT).

- CodeNotation là thông tin mô tả ký hiệu của văn bản gửi đi, bao gồm tối đa 30 ký tự (tương ứng với quy định về trường thông tin CodeNotation theo quy chuẩn QCVN 102:2016/BTTT). Ký tự mã cụ thể đối với mã CodeNotation tuân theo các quy định về công tác văn thư.

Điều 12. Quy định về lưu trữ văn bản điện tử

1. Việc lưu trữ đối với văn bản điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.

2. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định tại Chương II Thông tư số 02/2019/TT-BNV.

3. Văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị khi lưu trữ phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Phải đảm bảo độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong văn bản điện tử.

b) Thông tin chứa trong văn bản điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.

4. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy quy định tại Khoản 2 Điều 7 Quy chế này phải được lưu trữ bằng cả hai hình thức văn bản giấy và văn bản điện tử.

5. Nghiêm cấm truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, huỷ trái phép văn bản lưu trữ điện tử và tài liệu liên quan trong quá trình trao đổi xử lý, lưu trữ.

6. Căn cứ vào danh mục hồ sơ đã được Giám đốc Sở ban hành hàng năm, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ có trách nhiệm mở hồ sơ, thu thập và cập nhật văn bản, tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng.

Điều 13. Tạo lập hồ sơ điện tử

Thực hiện theo Hướng dẫn số 2644/HD-SNV ngày 17/12/2021 của Sở Nội vụ tỉnh Đắk Lắk về lập hồ sơ công việc trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành (iDesk).

Điều 14. Nộp lưu, quản lý và bảo quản hồ sơ điện tử

1. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy định tại Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

2. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan thực hiện theo Chương IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Điều 15. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật

1. Trục liên thông văn bản nội tỉnh được kết nối, liên thông với Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan, đơn vị qua mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, Nhà nước..

2. Điều kiện tối thiểu về hạ tầng công nghệ thông tin của các cơ quan, đơn vị bao gồm: Máy tính cá nhân, mạng nội bộ (LAN) có kết nối Internet, chứng thư do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp cho cơ quan, đơn vị và lãnh đạo cơ quan, đơn vị.

Điều 16. Bảo đảm an toàn thông tin

Tổ chức thực hiện phương án bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ cho các hệ thống thông tin theo quy định của pháp luật.

Điều 17. Bảo đảm giải pháp kết nối, liên thông

1. Giải pháp kết nối, liên thông các Hệ thống quản lý văn bản và điều hành với Trục liên thông văn bản nội tỉnh tuân thủ quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông; thực hiện kết nối theo hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ.

2. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan, đơn vị gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục liên thông văn bản nội tỉnh sử dụng mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin, phản hồi trạng thái xử lý văn bản theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

3. Thông tin về tình hình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử của các cơ quan, đơn vị bảo đảm chia sẻ, công khai trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, các hệ thống thông tin khác phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Sở Xây dựng tỉnh.

4. Thời gian gửi, nhận, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành bảo đảm thống nhất, đồng bộ theo múi giờ Việt Nam (Tiêu chuẩn ISO 8601) và đồng bộ theo trục liên thông văn bản nội tỉnh.

 

Điều 18. Trách nhiệm thực hiện

1. Văn phòng Sở:

a) Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Sở.

b) Tham mưu ban hành hướng dẫn việc lưu trữ, giao nộp và bảo quản văn bản điện tử, hồ sơ điện tử của Sở Xây dựng.

2. Trưởng các phòng, đơn vị thuộc và trực thuộc Sở có trách nhiệm:

a) Quán triệt, chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra đôn đốc công chức, viên chức và người lao động thực hiện Quy chế này.

b) Triển khai sử dụng có hiệu quả Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, chứng thư số và chữ ký số được cấp để bảo đảm việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong cơ quan, giữa cơ quan với tổ chức, cá nhân được thống nhất, toàn diện.

c) Từng bước triển khai số hoá các văn bản, tài liệu để phục vụ việc trao đổi, tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, Trưởng các phòng, đơn vị phản ánh kịp thời về Văn phòng Sở để tham mưu điều chỉnh, bổ sung kịp thời./.